26
Nov
08

KEWAJIBAN DAN PERTANGGUNG JAWABAN J.R.A


Tidak sedikit orang yang beranggapan bahwa arsip sebagai tembusan surat keluar yang disimpan, padahal arsip adalah baik yang dibuat maupun yang diterima dan dalam bentuk corak apapun. Arsip adalah
informasi yang melekat pada wujud atau medium aslinya. Ia unik karena keunikannya, otensitas dan kredibilitasnya bisa diandalkan. Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa alat.

Dunia tanpa arsip dan akan menjadi dunia tanpa ingatan, tanpa kebudayaan, tanpa hak-hak yang syah, tanpa pengertian akan akar sejarah dan ilmu tanpa identitas kolektif. Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah aset yang paling berharga. Ia merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu
dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaan suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya.

Seharusnya semua pihak menyadari tanpa pentingnya arsip, karena pada hakekatnya pada setiap kegiatan dari suatu organisasi pasti memerlukan organisasi pasti memerlukan arsip dan kegiatan tersebut pasti juga
menghasilkan arsip.

Pengelolaan arsip yang baik mesti didasarkan pada sistem. Sebagai suatu sistem, pengelolaan arsip harus dijalankan secara terpadu sejak tahap penciptaan hingga penyusutannya, yang didukung oleh sumber daya
manusia, kelembagaan dan sarana serta prasarana yang memadai. Sistem pengelolaan arsip mencakup aspek penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip. Arsip merupakan cermin dari pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.

Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai pedoman untuk melakukan penyusutan arsip, sehingga perkembangan fisik dan informasi arsip yang dihasilkan oleh suatu instansi dapat dikendalikan dengan lebih efektif dan
efisien. Sasaran yang akan dicapai yaitu mampu menyediakan arsip yang sehat, untuk orang yang berwenang pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang seefisien mungkin. Jadwal Retensi Arsip (JRA) juga sebagai sarana pengendalian yaitu menjaga keseimbangan antara arsip yang tercipta dengan intensitas penyusutannya, sehingga efisiensi penanganan arsip tetap terjaga. Program retensi arsip pada intinya merencanakan dan menentukan jangka simpan arsip, sedangkan program penyusutan arsip memiliki pengertian perencanaan jangka simpan arsip sekaligus pengaturan prosedur arsip.

Sesuai dengan amanat yang tercakup dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan pasal 6 bahwa Pemerintah perlu mengaktifkan usaha-usaha penyelenggaraan arsip.

Selain itu juga berfungsi juga menjaga kelangsungan dan kepentingan hidup organisasi. Organisasi tanpa arsip berarti diragukan kemampuannya atau keberadaannya, bahkan arsip mampu menentukan binafide tidaknya suatu organisasi.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip di dalam pasal 4 ayat 3 disebutkan bahwa :

Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing wajib memiliki jadwal retensi arsip yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip dapat beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.

Untuk di dalam penyusutan perlu memperhatikan beberapa aspek dibidang hukum. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang :

  • Kewajiban memiliki jadwal retensi arsip (JRA) pasal 4 (3).
  • Wujud  / format jadwal retensi arsip pasal 4 (3).
  • Hal-hal yang perlu diperhatikan sesuai jadwa retensi arsip pasal 4 (3)

Pengelolaan arsip sangat bergantung kepada kemampuan memahami dan mendalami organisasi dan tata laksananya. Terlebih lagi dalam rangka menyusun jadwal retensi arsip (JRA). Umur arsip sangat tergantung pada nilai informasinya, sedangkan nilai informasinya hanya dapat diketahui bila kita memahami fungsi dan kegunaan arsip dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Semakin tinggi tingkat organisasinya yang menghasilkan arsip. maka semakin tinggi pula nilai informasi arsip yang dihasilkan atau sebaliknya.

Prosedur dan Teknis penyusunan JRA dapat dimulai dengan melaksanakan inventirisasi arsip, termasuk peraturan perundang-undangan yang ada, unsur-unsur yang diinventarisir meliputi jenis atau series arsip,
volume, lokasi simpan, kondisi fisik, sistem penataan, usia atau periode waktu, kelengkapannya dan lain-lain termasuk usulan retensi dari unit pencipta arsip. Langkah berikutnya adalah pembuatan daftarpenilaian. Pembuatan daftar penilaian pada dasarnya merupakan rangkuman atau memformulasikan hasil Inventarisasi ke dalam suatu daftar yang memuat jenis atau series arsip, tahun volume, lokasi, kondisi, usulan retensi dan lain-lain.

Setelah itu dilaksanakan penilaian dan penetuan retensi arsip, penilaian senantiasa  memperhatikan nilai informasi atau nilai-nilai guna arsip, biaya pengelolaan dan dampak pemusnahannya, selain itu perlu diperhatikan pula perundang-undangannya.


0 Responses to “KEWAJIBAN DAN PERTANGGUNG JAWABAN J.R.A”



  1. Tinggalkan sebuah Komentar

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s


MY THOUGHT ABOUT THIS WORLD

Penulis

In here, I write my thought about this world, from any idea that speak about my job to my activities with my families and friends, which I like to share for you.
OK, Thanks for your attention and I hope it will be useful for us, especially for you.
GBU

Statistik Blog

  • 469,462 hits
November 2008
S S R K J S M
« Okt   Des »
 12
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930

RSS Tentang Perempuan

  • Sebuah galat telah terjadi; umpan tersebut kemungkinan sedang anjlok. Coba lagi nanti.

RSS Sekilas Berita

  • Sebuah galat telah terjadi; umpan tersebut kemungkinan sedang anjlok. Coba lagi nanti.

%d blogger menyukai ini: