Kearsipan Modern

UNTUK menghadapi tantangan zaman dalam era globalisasi sangat diperlukan suatu kecepatan akses informasi baik dalam jaringan internal maupun eksternal. Perkembangan lingkungan strategis nasional dan internasional yang kita hadapi dewasa ini dan di masa datang mensyaratkan perubahan paradigma kearsipan, pembaharuan sistem kearsipan dan peningkatan kompetensi SDM dan penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan bangsa.

Kearsipan daerah yang saat ini masih dilakukan secara manual sudah tidak sesuai dengan perkembangan zaman, karenanya banyak sekali kendala yang dihadapi dengan sistem manual antara lain keterbatasan ruangan penyimpanan arsip, kualitas fisik arsip dan lambatnya/sulit ditemukan kembali arsip.
Sehubungan dengan itu perlu adanya perubahan sistem dan peningkatan kompentensi kearsipan. Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja aparatur maka diperlukan penerapan kearsipan modern (electronic record).

Sistem kearsipan modern memberikan konstribusi bagi pengelolaan adminitrasi bagi administrasi baik itu bagi arsip aktif maupun in aktif, juga dapat membantu memperbaiki kearsipan yang belum tersusun agar sistem pengelolaannya sistematis. Oleh karena itu sistem kearsipan modern sangat penting diketahui.
Berikut ini diketengahkan beberapa trend kearsipan modern sebagai berikut :
Pengelolaannya menggunakan model pengelolaan arsip berkelanjutan (The Records Continuum Model) yang terdiri dari 3 (tiga) aspek :

1. Proses yang meliputi unsur :Penciptaan, kapture, klasifikasi arsip, keamanan arsip, indentifikasi penyusutan, penyimpanan dan penggunaan.
2. Ketentuan fungsional yang meliputi unsur :Pembuatan dokumen, penciptaan arsip, penilaian, registrasi, klasifikasi, pengaturan, penyimpanan, preservasi, penggunaan.
3. Sarana yang meliputi :Proses bisnis, metadata, klasifikasi keamanan dan akses, sistem penyusunan file, task dan sistem dokumen.

Kesemuanya meningkatkan pola kerja yang semula didasarkan pada fisik dokumen menjadi imaging system yaitu pola kerja yang menggunakan citra sebagai bahan dasar.

Prinsip khususnya dapat mendokumentasikan secara lengkap dan akurat keseluruh arsip yang tercipta sehingga memungkinkan untuk dapat mengkontrol ketika dilakukannya penyebaran dari lokasi simpanannya, walaupun terjadi perubahan tempat tetap dapat menjaga keontetikan dan keterpercayaan serta kemanfaatan arsip. Yang lebih menguntungkan lagi sistem kearsipan modern ini mampu memfasilitasi dan melaksanakan keputusan penentuan retensi dan pemusnahan arsip.

Penerapan sistem kearsipan modern perlu dirancang secara khusus dan mengacu pada citra dasarnya karena jika tidak demikian maka organisasi yang bersangkutan akan kehilangan memori korporatnya dan lebih ironis lagi, akan mengalami kesulitan dalam memenuhi akuntabilitasnya.

Dengan penerapan sistem ini penanganan arsip dinamis dan statis dapat dikelola dan awal perencanaan, juga memenuhi tuntutan terhadap manajemen akan kecepatan dan ketepatan juga akan memudahkan aksessibilitas dan menjamin akuntabilitasnya.

Aplikasi sistem ini menempatkan arsiparis secara proporsional dalam kegiatan pemerintahan dan pembangunan. Manajemen pengamanan akan lebih mudah, cepat dan lebih akuntabel menuju good governance, juga membuka peluang kerjasama internasional akan lebih terbuka.
Penerapan kearsipan elektronik tidak hanya memerlukan political will yang sungguh-sungguh dari semua pimpinan instansi atau lembaga di mana sistem tersebut akan diterapkan, namun juga memerlukan dukungan perangkat keras dan perangkat lunak yang memadai, memerlukan SDM yang handal, tidak hanya arsiparis, namun juga para pengguna itu sendiri.

Sistem kearsipan elektronik akan memainkan peranan  penting dalam mengintegrasikan administrasi kearsipan baik itu arsip aktif maupun arsip in aktif guna mewujudkan pengelolaan kearsipan yang akuntabel.

Sistem ini merupakan cara inovatif dari kearsipan nasional yang diharapkan dapat secara signifikan mengurangi biaya untuk pembuatan maupun maintenace administrasi penyelenggaraan pemerintahan. Peningkatan dan perluasan dalam kearsipan modern menciptakan banyak, konsekwensinya harus mengambil langkah-langkah yang bertujuan untuk mewujudkan kearsipan yang lebih afektif dan efisiensi.

Sistem ini memiliki hubungan yang erat dengan masyarakat. Sistem ini diharapkan dapat memberi kontribusi melalui perbaikan-perbaikan dan peningkatan-peningkatan dalam kemajuan teknologi dan turut mendukung banyak kegiatan yang berhubungan dengan control social administrasion misalnya penggunaan organization chart dan file and case management, serta fasilitas registrasi juga untuk pengguna Batch Profiler, Smart Card, Sofware khusus untuk tape back-ups pada server dan lain-lain.

Di dalam aplikkasi kearsipan modern terdapat modul management referensi berkas dan manajemen referensi sub-berkas, modul ini berfungsi untuk membuat detail berkas atau sub berkas baru, yang berisikan informasi seperti kode etik, judul, klasifikasi, keamanan, kompartemenm, tanggal penciptaan, daftar akses, status berkas, tindakan penyusutan akhir jadwal retensi arsip dan informasi lain yang terkait.

Kearsipan modern diarahkan untuk mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan standar-standar kearsipan secara nasional dan internasional sehingga dapat menciptakan sistem kearsipan yang efektif sebagai bagian dari sistem administrasi pemerintah yang bersih dan transparan. Dengan demikian sistem ini dapat menyelamatkan bahan-bahan bukti penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan.

Melalui implementasi kearsipan modern diharapkan penyelenggaraan kearsipan modern diharapkan penyelenggaraan kearsipan nasional dapat dilaksanakan lebih efektif dan efisien dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Pada sisi lain implementasi kearsipan modern merupakan upaya bangsa Indonesia agar tidak terasing dalam lingkungan dan pergaulan internasional untuk pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi di bidang kearsipan.

Atas dasar pertimbangan hal-hal tersebut di atas diharapkan Arsip Daerah Kalimantan Tengah dapat mengimplementasikan kearsipan electronik ini ini dalam rangka mendukung penyelenggaraan kearsipan nasional ke arah kesempurnaan.

Penulis adalah Kabid Kearsipan Setda Pemprov Kalteng.